CONTROL DE COMBUSTIBLES, ¿CUÁLES SON SUS DESAFÍOS ACTUALES?
Tres claves para tener en cuenta
Realizado por Control IMS LLC
Junio 2021
¿Se imagina arriesgar una operación logística que invierte 22 millones de dólares en diésel, al año, por ineficacia en el control del uso del combustible? Sucedió en Colombia, donde una compañía tenía varios procesos administrativos y a decenas de empleados, entre coordinadores, supervisores y directores, a cargo del transporte de sus materias primas. Había desconfianza en la manera en que se venía realizando la actividad y una gran necesidad de mejorar el control.
En esta historia, la pandemia del coronavirus cambió los planes.
Concentración de funciones con poco personal:
Sí algo le enseñó la pandemia del Covid – 19 a la humanidad es que cualquier plan puede cambiar y debe adaptarse. Muchas empresas iniciaron el 2020 con altas expectativas y terminaron con profundos cambios en sus organizaciones para garantizar estabilidad y dinamismo. Solamente en América Latina y el Caribe, la Organización Internacional del Trabajo, OIT, calculó que 34 millones de personas perdieron su empleo en 2020. En el Mundo, según la misma OIT, el registro llegó a 114 millones de personas. Esta dura realidad, obligó a las empresas de diversos sectores económicos a despedir a decenas de sus colaboradores, concentrar y simplificar labores y procesos. En la cadena de suministro de combustible se observó, cómo una misma persona tuvo que asumir: el registro del combustible, la relación de las rutas, el seguimiento a los inventarios y un largo etcétera de funciones. Por ejemplo, un encargado de estación, su cargo se suprime. Las funciones pasan a manos del gerente de almacén, que además debe responder por labores relacionadas con logística: una sola persona haciendo el trabajo de tres.
Comportamiento de algunos integrantes del equipo de trabajo:
Es indudable que la pandemia también afectó varias necesidades humanas a extremos inimaginables. Las carencias aumentaron y, en contados casos, algunos colaboradores cayeron en la tentación de cuadrarlas con la venta de combustible. Por eso, empresarios de diversos sectores reconocieron que en sus operaciones se registraron robos de pequeñas cantidades de combustible o manipulación indebida de las cifras de las cantidades de combustibles que se iban a distribuir. Aunque, la cantidad de combustible hurtado o descuadrado de los inventarios es imposible de cuantificar en empresas en todo el Mundo, es una realidad que se vive a diario.
Tecnologías robustas y eficaces:
El control del combustible necesita de elementos incorruptibles, fáciles de operar, con indicadores sencillos de entender y con precios razonables a la cantidad de recursos a proteger. El combustible equivale entre el 40 y el 60% de los costos de operación de una empresa, dependiendo de la actividad que realice. Por eso, es necesario invertir centavos para cuidar millones. El desafío es crear tecnologías económicas, fáciles de instalar, con un ciclo de utilidad largo, que supere los 10 años de duración; con control centralizado que facilite su revisión en tiempo real en cualquier lugar del Mundo. En Control IMS LLC, tras 12 años de experiencia, estamos seguros que la automatización de procesos genera un 3% de ahorro, después de aplicar la solución de control de combustible.
¿Cómo se resolvió la situación de la empresa?
De regreso a la empresa que les contábamos al principio de este blog, la situación de la empresa colombiana cambió con una decisión: pasar de información manual a información automática, manteniendo el proceso en pocas manos. Se optimizaron los procesos administrativos, dejando de retrasar procesos por su realización manual a “cuenta gotas”. En los cuatro primeros meses del proyecto, la empresa determinó la salida de casi 30 personas de la operación. Algunos por hurto, otros por fraude. El recurso humano mejoró y la estadística y la información de los procesos se volvió real. Otro de los resultados colaterales importantes: la reducción en el costo de la operación del diésel: bajó un 16%, es decir, U$3’520.000.
Conclusiones:
Si bien la pandemia redujo el personal en las empresas, impulsó la automatización de procesos y la eficiencia. Para los desafíos actuales que enfrentan las compañías en el control de combustible, hay soluciones efectivas y a costos razonables por la tasa de retorno que generan. Ahora el desafío es encontrar la opción que más se ajuste a las necesidades de su compañía: ¿Acepta el reto?.
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